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「勤怠と給与を連携できます」と聞いても、締め後に打刻を直したとき、給与側までどう直るかは気になりますよね。
要件定義の打ち合わせでは、普段の登録手順に加えて、異動や締め後の訂正など、実際に起きる場面を持ち込むと話が具体的になります。
今回は「人事給与システムの要件定義で何を聞く？ 勤怠・給与・人事マスタの確認項目」をテーマに、ベンダーとの打ち合わせに使える質問例を紹介します。
人事給与システムの要件定義は、誰がどこで情報を登録するかから
入社時の情報を人事、勤怠、給与の各システムに入れている場合は、まず同じ項目をどこで何回登録しているかを書き出します。
社員番号、所属、雇用区分など、複数のシステムで使う項目は、どのシステムを正とするかを項目ごとに決めます。項目によって更新する担当者が違うこともあるので、登録元とあわせて担当者も整理します。
ベンダーに聞く質問
- 人事側で入社情報を登録したら、どの項目が勤怠・給与側に渡りますか？
- 社員番号はどこで採番しますか？ 再入社で番号を引き継ぐ場合はどう扱いますか？
- 連携先で同じ項目を編集できる場合、次の連携でどちらの値が残りますか？
異動や雇用区分変更は、発令日と給与への反映月を分けて確認する
異動は、登録した日と異動が有効になる日が違います。たとえば月末に翌月１日付の異動を登録しても、当月の勤怠締めや申請の承認には旧所属の情報が必要なことがあります。
「異動履歴を持てますか？」と聞くだけだと、誰がいつ何を見られるかまでは分かりません。登録日・発令日・給与に反映する月を入れたケースで聞くと、確認しやすくなります。
ベンダーに聞く質問
- 翌月の異動を事前登録した場合、今日と異動日当日で所属や承認者はどう表示されますか？
- 月の途中で雇用区分が変わった場合、変更前後の勤怠集計と給与への受け渡しはどうなりますか？
- 発令日をさかのぼって訂正した場合、確定済みの勤怠や給与はどこまで再計算されますか？
勤怠から給与への連携は、締め後の訂正まで試す
勤怠と給与の連携は、通常月の取り込みに加え、締めたあとに打刻漏れや申請漏れが見つかった場合も試します。
たとえば、給与確定前なら当月に反映できても、確定後は会社の運用に沿って別の対応が必要です。いつまでなら当月データを差し替えられるかを、勤怠担当と給与担当でそろえておきます。
ベンダーに聞く質問
- 修正した社員だけ再連携できますか？ 再連携すると上書き、加算、エラーのどれになりますか？
- 社員番号の不一致で連携に失敗した場合、どこで対象者と原因を確認できますか？
- 正常に取り込めた人数や項目ごとの合計を、勤怠側と給与側でどう照合できますか？
給与確定までの権限と、変更履歴の確認方法を決める
権限の確認では、人事、給与担当、現場の管理者など、役割別に「見る」「変更する」「確定する」を分けて考えます。
たとえば現場の管理者には部下の勤怠が必要でも、給与の金額まで見える必要はないかもしれません。画面の表示とあわせて、CSVの出力やダウンロードでも同じように制限できるかを見ておきます。
ベンダーに聞く質問
- 給与の入力担当と最終確定者の権限を分けられますか？
- 給与確定後のデータを解除・修正できるのは誰ですか？
- 誰がいつ何を変えたか、変更前後の値を確認できますか？
データ移行と並行稼働は、何を照合できたら完了か決める
データ移行では、現時点の社員情報に加えて、過去の異動履歴や給与明細などをどう扱うかも決めます。新システムへ移す範囲と、旧システムや保管データで参照する範囲を分けると整理しやすいです。
並行稼働では、給与の総額に加えて、社員別・支給控除項目別に差がないかを見ます。合計額が一致しても、社員ごとの過不足が相殺されている場合があるためです。
ベンダーに聞く質問
- 現行データでどこまで試験移行できますか？ 変換が必要な項目は誰が整えますか？
- 現行システムと新システムの差額を、社員別・項目別に確認できる出力はありますか？
- 切替直前に登録された入退社や異動は、いつ、どのように移しますか？
まとめ｜要件定義の質問には、日付と期待する結果を添える
最初の打ち合わせなら、翌月付の異動、勤怠締め後の打刻訂正、給与確定後の修正の３ケースを用意するだけでも、確認したいことが見えてきます。
それぞれに「誰が・いつ・どこで登録するか」「どの画面やファイルに、どの結果が出ればよいか」を書いて、ベンダーと一緒に確認してみてください。
打ち合わせの準備に「人事給与システムの要件定義で何を聞く？ 勤怠・給与・人事マスタの確認項目」を使って、自社で確かめたいケースを書き出してみてください。
