※この記事には広告が含まれます。
「勤怠管理システムを入れ替えたい。まず候補を調べておいて」
そう言われて製品を調べ始めたものの、どれも打刻や残業申請ができて、何を基準に選べばいいのか迷うことがあります。
勤怠管理を担当する立場で私がまず整理したいのは、今の運用で誰が、いつ、どんな手作業をしているかです。ここが見えると、ベンダーに聞くべきことも具体的になります。
今回は「勤怠管理システムの導入は何から始める？ 人事担当者が最初に整理する5つのこと」をテーマに、導入検討の進め方を紹介します。
勤怠管理システムの導入前に、打刻から給与連携までの流れを書き出す
まずは、従業員が打刻してから、給与担当に勤怠データを渡すまでを順番に書き出します。
- 従業員が打刻し、必要に応じて休暇や残業を申請する
- 上司が申請や打刻修正を承認する
- 人事が打刻漏れや未承認の申請を確認する
- 勤怠を締め、給与担当にデータを渡す
各工程に担当者・締切・使っているシステムやExcelを添えます。最初はExcelの表１枚で十分です。
たとえば、未承認の申請を人事が一覧にして上司へ個別に催促しているなら、次のシステムで一覧を出したいのか、リマインドまで自動化したいのかを整理できます。
勤怠管理システムで扱いたい例外を、実際のケースで洗い出す
普段どおりの打刻や申請に加えて、毎月どこかで起きる例外を拾っておきます。直近の締め作業を振り返ると思い出しやすいです。
- 夜勤で出勤と退勤の日付が変わる
- 月の途中で異動し、申請の承認者が変わる
- 締め後に打刻漏れが見つかる
- 拠点や雇用区分によって勤務パターンや打刻方法が異なる
月途中の異動なら、異動前に出して未承認の申請を、旧所属と新所属のどちらが承認するかまで確認します。
日付と登場人物を入れたケースをベンダーに渡すと、自社の運用に合うか判断しやすくなります。
勤怠管理システムから給与へ渡すデータを、先に確認する
今使っている勤怠の出力ファイルと、給与側で取り込むファイルの項目を並べて見ます。
- 社員番号を同じ形式で照合できるか
- 残業や深夜勤務など、給与計算に必要な項目を分けて出せるか
- 時間の表記や単位を合わせられるか
- 締め後の修正を対象者だけ再出力できるか。再取込時にどう反映されるか
たとえば、社員番号の先頭にある「0」がExcelで消えると、給与側で照合できないことがあります。手作業で直している項目は、何を変換していて、なぜ必要なのかを記録します。
ベンダーには列名や形式が分かるダミーデータを用意しておくと、個人情報を含めずに相談できます。
勤怠管理システムのデモでは、自社の締め作業を再現してもらう
デモを頼むなら、自社のケースを２〜３個、事前に渡しておきます。私なら、普段の打刻画面とあわせて、人事担当者が締め日に使う画面を見せてもらいます。
たとえば、締め日に未承認の申請が残っているケース。誰の申請が残っているか一覧で探し、承認者に連絡し、承認後に締めるところまで画面で見せてもらいます。
デモの記録には「標準機能でできる」「設定が必要」「別料金」「手作業が残る」など、どう対応するかも書いておくと、候補を比較しやすくなります。
勤怠管理システムの必須要件と、運用を見直せる項目を分ける
要望が集まってきたら、導入時に必須のもの・運用を変えれば対応できるもの・後から追加したいものに分けます。
たとえば、給与計算に必要な勤怠データを出せることは必須。一方で、拠点ごとに違う催促メールの文面は共通化できるかもしれません。
優先順位が決まったら、勤怠担当・給与担当・情報システム担当など、関係者に見てもらいます。導入後に異動や勤務区分の変更を誰が設定するかまで決めておくと、切り替え後の運用をイメージしやすくなります。
まとめ｜勤怠管理システムの導入は、前回の締め作業を振り返るところから
今日から始めるなら、まず前回の締め作業で手が止まった場面を３つ書き出してみてください。
「未承認の申請を人事が催促した」「給与に渡す前にExcelで項目を直した」「締め後の修正を別メールで伝えた」。その３つが、候補のシステムで確かめたいことになります。
導入検討を任されたら、「勤怠管理システムの導入は何から始める？ 人事担当者が最初に整理する5つのこと」を、現状整理やベンダーとの打ち合わせに使ってみてください。
