人事給与システムの選び方｜一体型と連携型を比較するときに確認したいこと

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人事給与システムを選ぶとき、「人事・勤怠・給与をまとめるか、今ある仕組みを活かしてつなぐか」で迷うことがあります。

候補を比較して要件を整理する段階で、確認したいのは、毎月の作業がどこで止まり、誰が対処することになるかです。この記事では、架空の異動ケースを使って、比較のポイントを具体的に見ていきます。

今回は「人事給与システムの選び方｜一体型と連携型を比較するときに確認したいこと」をテーマに、ベンダーへの確認や社内の比較表に使える観点を紹介します。

一体型と連携型は、毎月どこに手作業が残るかで比べる

一体型は、人事・勤怠・給与の機能を一つの製品や製品群でそろえる構成。連携型は、用途に合わせて選んだ複数のシステムをつなぐ構成です。

一体型でも、機能ごとにデータを反映する操作が必要な場合があります。連携型でも、必要な項目と反映時刻が合っていれば、担当者が毎回ファイルを加工せずに回せることがあります。

比較表には、入力する場所、反映のタイミング、手作業が残る場所を書きます。給与明細を出すまでに誰が何回操作するかを並べると、導入後の違いが見えてきます。

架空の例として、ある社員が月の15日付で別の部署に異動し、同じ日に雇用区分も変わるケースを考えます。発令前に人事マスタへ予約登録し、発令日に所属と勤務区分を切り替える想定です。

15日以降の勤務予定と承認ルートが切り替わるかを確認します。14日以前の残業申請が未承認なら、今どの上司の画面にあり、その人が異動後も処理できるかまで見せてもらいます。

当月の給与に雇用区分の変更をどう反映するか、社内で想定する計算結果を先に用意します。勤怠から渡る項目と、給与側で設定・入力する項目を分けて確認すると、担当の境目が見えてきます。

デモでは、各候補に同じケースを渡して、人事マスタの登録から勤怠締め、給与データの確認までを通しで見せてもらうと比較しやすいです。

たとえば、勤怠側に新しい所属コードが登録されておらず、異動情報の取り込みが止まったとします。通知が誰に届き、対象の社員とエラーの理由をどの画面で確認できるかを聞きます。

設定を直したあとは、その社員だけ再送できるか、すでに取り込まれたデータはどうなるかも確認します。再送のたびに全件処理する場合は、他の社員への影響も見ておきたいところです。

締め後に打刻訂正が入るケースも試します。勤怠側で再集計したあと、給与側でどこまで差し替えられるか。給与確定前と確定後に分けて、操作と連絡の流れを整理します。

複数の窓口がある場合は、連携が止まったときに最初にどこへ問い合わせるか、どの会社が原因の切り分けを支援するかも確認しておきます。

将来、部署をまたいだ配置や育成を考えるために人事データを使いたいなら、今の選定で、社員番号や所属履歴をどこで管理するかを押さえておきます。

たとえば、「現在の所属を一覧で見たい」のか、「いつどの部署にいたかを追いたい」のかで、必要なデータが違います。後者なら、最新の所属に加えて、過去の所属と適用期間を取り出せるかが比較項目になります。

将来使いたい項目をいくつか選び、どのシステムに履歴が残り、どの形式で取り出せるかを候補ごとに記録します。将来の製品が決まっていなくても、確認できる部分です。

勤務区分や手当の見直しが検討中だと、導入時の設定を全部は決められないことがあります。その場合は、現行ルールで候補を比較できる項目と、制度の決定を待って確かめる項目に分けます。

たとえば社員番号の管理元や連携エラーの通知先は、制度の決定前でも比較できます。一方で、手当の適用日や月途中の変更時の計算は、制度案によって必要な設定やテストが変わります。

未決事項の欄には、決める担当、決定期限、決まらない場合に止まる工程を書きます。現行制度で先に切り替える案を考える場合は、後から設定を変える費用と再テストの時間も比較します。

まずは入社、月途中の異動、締め後の訂正の中から、自社で負担が大きいケースを一つ選びます。候補ごとに、誰が入力し、いつ反映され、エラー時に誰が直すかを書き出してみてください。

最終比較では、製品費用に加え、連携設定やテスト、稼働後の手作業にかかる工数もそろえて見ます。どちらの構成なら自社の体制で回せるか、関係者と話しやすくなります。

候補を絞るときは、「人事給与システムの選び方｜一体型と連携型を比較するときに確認したいこと」を参考に、自社で試したいケースを用意してみてください。